Forretningsordenen for bestyrelsen i Fanforeningen for Aalborg Boldspilklub
§1 Konstituering og roller
Stk. 1. Bestyrelsen træder sammen for at konstituere sig umiddelbart efter den ordinære generalforsamling, jf. foreningens vedtægter §7 stk. 1.
Stk. 2. Rollerne næstformand og kasserer fordeles efter følgende ansvarsområder
Næstformand: I forening med formanden fastlægges bestyrelsesmøder og udarbejdes dagsorden til disse.
Kasserer: Ansvarlig for foreningens økonomi og godkendelse af betalinger i bank.
Stk. 3. Formanden er ansvarlig for validering af referat og beslutningsprotokol umiddelbart efter afholdelse af bestyrelsesmøder.
§2 Mødeform og mødefrekvens
Stk. 1. jf. foreningens vedtægter §7 stk. 4. skal bestyrelsen afholde møder minimum én gang i kvartalet. Møderne skal være indkaldt minimum 30 dage i forvejen.
Stk. 2. Indkaldelse til bestyrelsesmøder foregår via bestyrelsesplatformen Unioo og afbud skal meldes til formandskabet.
Stk. 3. Der kan indkaldes til ekstraordinære bestyrelsesmøder i tilfælde af nødvendighed for behandling af presserende sager. Sådanne møder skal indkaldes med minimum 7 dages frist, medmindre at minimum halvdelen af bestyrelsen og formanden kan mødes inden det jf. foreningens vedtægter §7 stk. 5.
Stk. 4. Der er minimum et årligt fysisk møde. Til disse møder dækker foreningen rimelige transportomkostninger for bestyrelsesmedlemmerne med en rejsetid på over 60 minutter.
Stk. 5. Det skal være muligt at deltage online i alle bestyrelsesmøderne.
§ 3 Dagsorden og referat
Stk. 1. Dagsordenen skal være sendt til bestyrelsen senest syv dage inden bestyrelsesmødet, medmindre at indkaldelsen jf. §2 stk. 3 er planlagt med en kortere tidsfrist.
Stk. 2. Dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter:
- Valg af ordstyrer
- Godkendelse af referat og beslutningsprotokol for forrige bestyrelsesmøde
- Gennemgang fra udvalgene
- Gennemgang af økonomi
- Gennemgang af strategiske målsætninger og status herpå
- Eventuelt
Stk. 3. Forslag til dagsordenspunkter skal være formandskabet i hænde senest syv dage forinden bestyrelsesmødet.
Stk. 4. Referater og beslutningsprotokoller deles med bestyrelsen senest to hverdage efter bestyrelsesmødet og offentliggøres som udgangspunkt ikke.
Stk. 5. Enhver offentliggørelse af referater skal være renset for økonomiske nøgletal samt personfølsomme oplysninger.
§4 Beslutningsdygtighed og afstemninger
Stk. 1. jf. foreningens vedtægter §7 stk. 5 er bestyrelsen beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne, hvoriblandt formanden, er deltagende. Foreningens vedtægter §7 stk. 6. tilføjer: I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Stk. 2. Afstemninger afgøres ved håndsoprækning, hvor referenten er ansvarlig for at notere afstemningsresultatet i beslutningsprotokollen.
§5 Habilitet og inhabilitet
Stk. 1. Et medlem er inhabilt og må ikke deltage i behandlingen af en sag, hvis vedkommende har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller hvis der i øvrigt foreligger omstændigheder, der er egnet til at rejse tvivl om medlemmets upartiskhed.
Stk. 2. Det påhviler det enkelte medlem selv at oplyse om forhold, der kan give anledning til inhabilitet.
Stk. 3. Afgørelse om inhabilitet træffes af formanden eller af bestyrelsen som helhed, hvis der er tvivl.
Stk. 4. Et inhabilt medlem må ikke deltage i sagens behandling, herunder ikke være til stede under drøftelse og beslutning. Et inhabilt medlem har mulighed for at give skriftlig input til behandlingen af sagen.
Stk. 5. Inhabilitet og fravær i forbindelse med behandlingen af en sag skal fremgå af mødereferatet.
§6 Kommunikation og tavshedspligt
Stk. 1. Bestyrelsen vælger op til to medlemmer, der står anført som pressekontakter for foreningen.
Stk. 2. Formidling af bestyrelsens holdning i offentlige fora udsendes altid med bestyrelsen som afsender.
Stk. 3. Bestyrelsen er underlagt tavshedspligt, medmindre andet er aftalt på et bestyrelsesmøde.
§7 Budget- og økonomistyring
Stk. 1. jf. foreningens vedtægter §7 stk. 8. tegnes foreningen af formanden og kassereren i forening, hvorfor de begge skal have adgang til banken og ikke kunne foretage betalinger uden at modparten godkender.
Stk. 2. Kassereren er ansvarlig for løbende budgetopfølgning.
Stk. 3. Alle køb for over 5.000 kr. skal godkendes af bestyrelsen jf. foreningens vedtægter §7 stk. 5, 6 og 7.
Stk. 4. Formandskabet og kassereren er ansvarlig for udarbejdelse af udkast til budget op til den ordinære generalforsamling. Budgettet skal godkendes i bestyrelsen før det medtages til generalforsamlingen.
§8 Ansvar for medlemsrelationer
Stk. 1. Der udvælges som minimum et bestyrelsesmedlem som er ansvarlig for medlemsrelationer. Dette ansvar listes i bestyrelsesoversigten på hjemmesiden.
Stk. 2. Medlemmerne kan kontakte de(n) ansvarlige for medlemsrelationer ved brug af mailadressen medlem@fanforeningen.dk som de(n) ansvarlige har adgang til.
Stk. 3. Al kommunikation mellem et enkelt medlem og bestyrelsen går som udgangspunkt igennem de(n) ansvarlige for medlemsrelationer.
Stk. 4. Der tilstræbes svartider på alle henvendelser fra medlemmer på under to uger.
Stk. 5. I eksklusionssager kontaktes medlemmet direkte inden behandling på det næstkommende bestyrelsesmøde. jf. foreningens vedtægter §3 stk. 5 har medlemmet minimum to uger til skriftligt at udtale sig herom.
§9 Arbejdsgrupper og delegation
Stk. 1. Bestyrelsen har bemyndigelse til at nedsætte midlertidige eller faste arbejdsgrupper og udvalg til at arbejde med afgrænsede problemstillinger.
Stk. 2. Alle arbejdsgrupper og udvalg skal have tildelt en kontaktperson i bestyrelsen som er ansvarlig for at sikre rapportering tilbage til bestyrelsen.
Stk. 3. Arbejdsgrupperne er ikke beslutningsdygtige og kan ikke udtale sig på vegne af foreningen.
Stk. 4. Bestyrelsen beslutter sammensætningen af arbejdsgrupper og udvalg. Arbejdsgrupper og udvalg kan selv indstille kandidater.
§10 Evaluering af revision af forretningsordenen
Stk. 1. Forretningsordenen fastlægges for et år ad gangen på det førstkommende bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling.
Stk. 2. Evaluering af forretningsordenen og anbefalinger til eventuelle ændringer udarbejdes i forbindelse med det sidste bestyrelsesmøde inden generalforsamlingen.
Stk. 3. Revideringer af forretningsordenen tydeliggøres og lægges på hjemmesiden sammen med nuværende som tidligere forretningsordener.
Stk. 4. Forretningsordenen er senest revideret d. 17-08-2025